ניהול נוכחות, היעדרות ומשימות
מערכת הנוכחות מספקת תמונה מקיפה ומדויקת של שעות העבודה אשר הארגון צורך ומשלם עבורן וזאת על מנת לסייע בניהול חלק ורווחי.
המערכת מאפשרת אוטומציה של תהליכים הכרחיים כגון איסוף וניתוח שעות עבודה, שעות נוספות, היעדרויות בגין מחלה וניצול ימי חופשה, וזאת בהתאם לדרישות הספציפיות של הארגון, בהתאמה למגוון הסכמי העסקה בכל מגוון המגזרים.
בכך מאפשרת המערכת תשלום שכר מפורט, מדויק וחסכון משמעותי הנובע ממניעת תשלומים עודפים.
המערכת מאפשרת דיווח משך זמן שהושקע במשימה / פרויקט, מאושרת לצורך דיווח למדען הראשי וכוללת את כל הדוחות הנדרשים, חתומים דיגיטאלית.
יתרונות ותועלות המערכת
- זמן התקנה, יישום והטמעה קצר – עליה לאוויר ותחילת עבודה עם המערכת באופן מקוון, מהיר וחלק.
- מערכת מורשית ע”י המדען הראשי לדיווח שעות שהושקעו במשימה/פרויקט.
- חסכון בעלויות שכר באמצעות חישוב מדויק של זמן העבודה הלוקח בחשבון הגעה מוקדמת או איחורים, הפסקות, זמן מנוחה וימי חג המבטיח תשלום מדויק.
- מידע נוכחות עדכני והיסטורי בזמן אמת ממקור נתונים מרכזי, המגדיל את שקיפות נתוני כוח העבודה בארגון, מאפשר יכולות ניתוח גבוהות, מקסום יכולות מערך העובדים ונקיטה בפעולות מתקנות מהירות.
- תמיכה במגוון הסכמי העסקה כולל שכר גלובלי, שעות נוספות, משרה חלקית, המבטיחה עמידה בדרישות החוק.
- אוטומציה של תהליכים עסקיים המפחיתה את מספר הטעויות הנובעות מהזנת נתונים ידנית ומשפרת את התפוקה.
- שירות עצמי לעובד ולמנהל לגישה למידע אודות נוכחות , היעדרות וביצוע משימות, כמו גם משלוח ואישור בקשות היעדרות מתוכננת.
- לוח בקרה מרכזי (dashboard) עם מגוון נתונים, להצפת נושאים שדורשים טיפול.
- התראות והודעות יזומות מאפשרות לכם שליטה ומפנות את תשומת ליבכם לנושאים שדורשים טיפול ועדכון מידי.
- דוחות בקרה כגון: דו”ח נוכחות חודשי לעובד ולמחלקה, דו”ח שגויים/חריגים ועוד, מספקים למנהלים שקיפות לנתוני הנוכחות, היעדרויות וביצוע משימות.
- מנגנון הרשאות המוודא בקרה ואבטחת מידע קפדני.
- ממשק לתוכנות השכר ולשכות השכר, עבודה עם מספר לשכות במקביל במידת הצורך.
- צמצום משאבים , זמן והוצאות אדמיניסטרטיביות וניירת.
- מבוסס html5 לשימוש בכל הדפדפנים.
הפתרון כולל הסכמי אב מובנים במערכת
- הסכם ניתוח שכר לעובדים גלובליים הכולל מסגרת שעות נוספות.
- הסכם ניתוח שכר לעובדים גלובליים כולל מסגרת שעות נוספות והפסקות.
- הסכם ניתוח שכר לעובדים גלובליים ללא שעות נוספות (משרות אמון).
- הסכם ניתוח שכר להסכם חלקיות משרה עם הפסקות וקיזוז ש”נ ההסכם מיועד לעובדים בחלקיות משרה. הבסיס של ההסכם הוא הסכם למשרה מלאה, לכל עובד בהסכם תוגדר המשרה בטבלת עובדים. ביצוע שעות מעבר למשרה ישלים קודם למשרה מלאה ולאחר מכן יתבצע תשלום לשעות נוספות. תקני הנוכחות וההיעדרויות מחושבים על בסיס המשרה המחושבת.
- הסכם ניתוח שכר לעובדים שעתיים עובדים שעתיים מקבלים תשלום על השעות שהם מבצעים, אין להם חובה למלא את התקן אך למרות זאת יש להם הגדרה לתשלום שעות נוספות לאחר מילוי תקן יומי בדומה להסכם לפי חלקיות משרה. היעדרויות לעובדים שעתיים מחושבת לפי מפתח של משרה מלאה, לדיוק מרבי בתשלום ההיעדרות ובחישוב הזכאות להיעדרות מתבצע חישוב ממוצע של שלשה חודשים אחרונים בתוכנת השכר.
- הסכם ניתוח שכר להסכמי אימהות/ הנקה עבור אימהות הזכאיות ל”שעת הנקה” לכל אחד מההסכמים הבאים קיימת גרסה מקבילה הכוללת הגדרה לתקן מופחת של שעה. עובדת בהסכם זה תוכל לצאת שעה קודם מבלי שתיזקף לחובתה שעת חוסר.
פתרון תוכנת המדף כולל את הדוחות המובנים הבאים
- דוח נוכחות חודשי לעובד ולמחלקה
- דוח שגויים וחריגים לעובד ולמחלקה
- דוח סיכום שעות פרויקטים, רמה אחת
- דיווח ודוח מדען (מאושר מדען ראשי)
שירות עצמי לעובדים ולמנהלים
שקיפות של כל המידע החשוב לכם
מערכת מאפשרת שירות עצמי לעובדים ומנהלים ומספקת להם גישה למידע הרלוונטי להם ותקשורת בנושאים של נוכחות, היעדרות ועוד. הודעות יזומות מאפשרות לכם שליטה ומפנות את תשומת ליבכם לנושאים דורשים טיפול. לוח בקרה מרכזי (Dashboard) חושף מדדים חשובים ומגמות, ומאפשר תכנון והתאמה לשינויים בזמן אמת.
יתרונות ותועלות המערכת
- התאמה מלאה לצרכי הארגון באופן ייעודי בהתאמה אישית.
- ממשק משתמש חדשני ואינטואיטיבי לניווט קל יישומים לניהול נוכחות, היעדרויות, משימות וסידור עבודה ועוד.
- גישה ישירה למידע מקיף ורלוונטי לעובדים ולמנהלים יכולת עדכון מידע באופן עצמאי על בסיס מנגנון הרשאות, בקרה ואבטחת מידע.
- לוח בקרה מרכזי (Dashboard) בנושאים כגון נוכחות והיעדרות, ניתוחים עפ”י סוגי שעות, עובד, מחלקה ועוד, להצפת נושאים שדורשים טיפול.
אינטגרציה מלאה – תוכנת שכר , משאבי אנוש ונוכחות
נתוני הנוכחות, השכר ומשאבי האנוש מנוהלים במערכת אינטגרטיבית מלאה, על בסיס נתונים אחד ובכך מאפשרת לארגונים דיוק , תכנון מצבת הון אנושי וחסכון במשאבים
- הזנת עובד פעם אחת בלבד למאגר נתונים מרכזי ומשולב, ללא ממשקים.
- השכר, הנוכחות והסכמי התעסוקה מוגדרים בחוקה ארגונית אחידה.
- עדכון שעות תקן של עובד במערכת הנוכחות מתעדכן עפ”י אחוז המשרה של האחוז במערכת השכר.
- במקרה של שינויים במשרת העובד , יתעדכן אוטומטית גם הסכם שעות העבודה של העובד במערכת הנוכחות.
- עדכון רטרו בשעות הנוכחות של העובד ישפיעו באופן אוטומטי בחישוב השכר של העובד . החישוב רטרו יחושב לפי הסעיפים התקציביים של העובד בהתאמה לתיקון שבוצע.
- בעת שידור תביעות לביטוח לאומי המערכת תבדוק שתקופת התביעה תואמת לדיווח הנוכחות שבוצע בפועל.
